Idara ya utumishi na utawala ni moja kati ya idara 13 navitengo 6 za Halmashauri ya wilaya Mafia Idara hii ina jumla ya watumishi 4 ambao ni Maafiasa Utumishi. Aidha Idara hii inajumuisha watumishi wengine ambao ni Mkurugenzi Mtendaji (W), Makatibu Muhtasi, Madereva, Walinzi, Wasaidzi wa Kumbukumbu, Wasaidizi wa Ofisi, Maafisa watendaji wa kata na Maafisa Watendaji wa vijiji, katibu wa kamati
Idara ya Utumishi na Utawala imegawanyika katika Vitengo 5 ambavyo ni
1. Utawala,
2. Utumishi,
3. Mafunzo,
4. Mikutano
5. Usafirishaji.
MAJUKUMU YA IDARA YA UTAWALA NA UTUMISHI
1. Kuajiri watumishi
2. Kuthibitisha kazini watumishi pindi wanamaliza muda wa majaribio
3. Kuandaa mpango wa mafunzo kwa watumishi
6. Kusimamia sheria, kanuni na maadili ya utumishi wa umma
7. Kukusanya, kuchambua na kupanga takwimu na kumbukumbu zote zinazohusu mipango ya utumishi
8. Kuanisha na kutoa ushauri kuhusu mahitaji na mpango bora ya mahitaji ya watumishi
9. Kusimamia nidhamu ya watumishi.
MGAWANYO WA MAJUKUMU KWA KILA KITENGO
Kitengo cha Utawala
o Kushughulika na masuala yote ya utawala na uendeshaji wa ofisi
o Kuhakiki taarifa za utekelezaji za robo, nusu na za mwaka za idara zinazohitajika kwenye vikao, Tume ya Utumishi wa Umma, Menejimenti ya Utumishi wa Umma na kwingineko
o Kushughulikia masuala ya itifaki na mapokezi ya wageni
o Kusimamia utendaji wa kazi wa ngazi za chini, kata, vijiji na vitongoji
o Kushughulikia mikataba ya huduma kwa mteja
o Kushughulikia uhamisho wa watumishi
o Kushugulikia masuala ya nidhamu: Kushauri hatua zinazostahili kwa watumishi wenye makosa mbalimbali ya kiutumishi kulingana na Kanuni za utumishi wa umma
o Kuratibu maandalizi ya bajeti ya mishahara ya watumishi wote na matumizi mengineyo kwa idara ya utawala na Utumishi.
o Kushughulikia masuala yote ya Utawala Bora likiwemo na suala la masanduku ya maoni katika ngazi za Halmashauri, kata, vijiji na vitongoji na kuhakikisha kuwa maoni hayo yanafanyiwa kazi na kurudisha mrejesho kwa wakati
o Kushughulikia matatizo na migogoro inayotokana na mikutano ya Halmashauri, Kata, vijiji na vitongoji
Kitengo cha Utumishi
o Kushugulikia marekebisho ya mishahara na taarifa mbalimbali za watumishi kwenye Mfumo wa Taarifa za Mishahara na Utumishi (HCMIS).
o Kushughulikia masuala ya Wastaafu na Mirathi.
o Kuandaa mzunguko wa likizo, kushughulikia malipo ya likizo na kuthibitisha maombi ya likizo kwa watumishi wote wanaostahili likizo kulingana na Kanuni za utumishi.
o Kuandaa orodha ya watumishi wanaostahili kuthibitishwa kazini na kupandishwa vyeo kila mwaka na kuwasilisha kwenye vikao.
o Kusimamia makato ya mishahara ya watumishi na kuhakikisha kuwa yanatumwa mahali kunakohusika kwa wakati
o Kumwakilisha mwajiri kwenye mashauri mbalimbali ya wafanyakazi kwenye mabaraza na mahakamani kwa kushirikiana na Mwanasheria wa Halmashauri
o Kuratibu masuala ya ajira
o Kutoa mafunzo ya ujazaji na kusimamia ujazaji wa fomu za OPRAS, kuratibu zoezi la Upimaji wa Utendaji Kazi wa Watumishi
o Kuandaa na kuhuisha orodha ya ukubwa kazini (Tange) ili iwe na taarifa sahihi za watumishi
o Kushughulikia matatizo na malalamiko mbalimbali ya watumishi na kutoa mapendekezo
o Kuratibu masuala ya kudhibiti rushwa na uadilifu katika Halmashauri
Kitengo cha Mafunzo
o Kuainisha mahitaji ya mafunzo, kuandaa mpango wa mafunzo na kuandaa taarifa za utekelezaji wa mpango wa mafunzo za robo mwaka, nusu mwaka na taarifa ya mwaka
o Kuwasiliana na taasisi mbalimbali zilizoidhinishwa na Serikali kutoa mafunzo ili kupata taarifa za maendeleo ya mafunzo kwa watumishi
o Kupokea wanafunzi wanaotokea kwenye vyuo mbalimbali kwa ajili ya utafiti na majaribio na kuwasiliana na wakuu wa idara kama kuna nafasi za kufanyia majaribio
o Kwa kushirikiana na wakuu wa idara, kuandaa orodha ya watumishi wanaostahili kuchangiwa gharama za mafunzo na Serikali Kuu, Halmashauri na fedha za kujenga uwezo
o Kushughulikia maombi ya ruhusa kwa watumishi wanaokwenda masomoni na mikataba ya kufanya kazi Halmashauri baada ya kumaliza mafunzo kulingana na sheria na sera ya mafunzo ya Halmashauri
o Kuandaa taarifa za kila mwezi kuhusu mafunzo.
Kitengo cha Mikutano
o Kuratibu mikutano yote ya kisheria na dharura katika ngazi za Halmashauri. Kata, vijiji na vitongoji na kuhakikisha kuwa maazimio ya ngazi za chini yanafika kwenye Halmashauri kwa maamuzi au utekelezaji
o Kuandaa ratiba ya mwaka ya mikutano ya ngazi ya Halmashauri, Kata, Vijiji na Vitongoji
o Kutoa mafunzo ya uendeshaji wa mikutano na kuandaa miongozo ya uendeshaji wa mikutano ngazi ya kata, vijiji na vitongoji
o Kuandaa Mihtasari vya vikao pamoja na maazimio ya vikao ngazi ya Halmashauri na ngazi za chini.
Kitengo cha Usafirishaji
o Kushughulikia masuala yote yanayohusu vyombo vya usafiri.
o Kutunza rejesta ya taarifa za magari na vyombo vya usafiri vya Halmashauri
o Kupanga magari kwenye matukio mbalimbali kwa kushirikiana na wakuu wa idara na vitengo
o Kuandaa makisio ya mahitaji ya matengenezo, bima na mafuta ya magari kwa mwaka
o Kuidhinisha mafuta ya kawaida na ya ziada kwa magari yote
o Kwa kushirikiana na wakuu wa idara, kusimamia nidhamu ya madereva
o Kwa kushirikiana na Bodi ya Ukaguzi ya kila mwaka kutoa taarifa ya vyombo vya usafiri
o Kuandaa taarifa za idara za kila mwezi zinazohusu vyombo vya usafiri.
Mikakati ya idara
1. Kuhakikisha watumishi wanaajiriwa kulingana na Ikama
2. Kuhakikisha kila mtumishi anafanya kazi kwa kuzingatia malengo aliyowekewa
3. Kuhakikisha kwamba watumishi wote wanaostaafu wanafutwa katika “payroll” na kuwarudisha kwao kwa mujibu wa sheria, kanuni na taratibu za utumishi Serikalini
4. Kuratibu vikao vyote vya kamati za kudumu za Halmashauri vikiwemo Bodi ya Ajira na Maadili.
Mafanikio ya shughuli za idara
Kuwaondoa kwenye Payroll ya halmashauri watumishi wote walio kosa sifa za utumishi kwa sababu ya kifo,utoro,kustaafu kazi.
1. Ongezeko la watumishi wa kada za afya na elimu na kupelekea ubora wa huduma za afya na Elimu. Katika kipindi cha miaka 10 watumishi wameongezeka kutoka 493 hadi kufikia 877.
2. Baada ya kusimikwa kwa mfumo wa usimamizi rasilimali watu HCMIS kumepelekea utunzaji sahihi wa kumbu kumbu za watumishi na pia kupunguza urasimu katika kufanikisha ajira mpya za watumishi.
3. Ufanisi katika udhibiti na usimamizi wa mishahara kupitia mfumo wa HCMIS kwa kupunguza gharama na kuokoa muda katika kutuma na kupokea nyaraka za watumishi wakati wa ajira mpya na upandishaji wa vyeo.
4. Watumishi wamejengewa uwezo kupitia mipango ya mafunzo iliyo andaliwa na kutekelezwa na Halmashauri hivyo, kupelekea kuongeza ari na morali ya kufanya kazi kwa watumishi na shughuli kufanyika kitaalamu
5. Nidhamu na utii wa madaadili ya kiutumishi unafuatwa na kuzingatiwa na watumishi wote mahali pakazi
Changamoto zilizopo katika idara
Halmashauri kupitia Idara ya Utumishi na Utawala inakabiliwa na changamoto zifuatazo:
1. Upungufu wa watumishi 368
2. Utoro uliokithiri haswa katika Idara za Elimu Msingi na Sekondari
3. Kutokuripoti kwa watumishi wanaopangwa Mafia kupitia Sekretarieti ya Ajira.
4. Kutokuwepo kwa Usafiri wa Uhakika wa Boti kwani ni watumishi wachache sana wanaomudu Nauli ya ndege kutokana na Jografia ya Mafia kuwa ni kisiwa.
5. Kushindwa kulipa stahili za watumishi kwa wakati kama vile Likizo, uhamisho, matibabu na kujikimu.
6. Kushindwa kulipa mishahara ya watumishi wanaolipwa kupitia makusanyo ya ndani (Own Source) kwa wakati.
7. Uhaba wa Ofisi na Vitendea kazi kama vile computer, Printer na Photocopy.
8. Watumishi wengi kutopewa mafunzo ya awali pindi wanapoajiriwa.
9. Watumishi wengi kutokuwa na Elimu juu ya mfumo wa wazi wa upimaji wa utendaji wa kazi. (OPRAS).
10. Kuchelewa kutoka kwa Vibali mbalimbali vya Ajira na na Upandishaji wa madaraja kwa watumishi wanaostahili.
11. Kushindwa kutoa mafunzo mbalimbali kwa watumishi kutokana na ufinyu wa Bajeti.
HITIMISHO
Idara ya Utawala na Utumishi pamoja na majukumu mengine,inashughulikia masuala yote ya watumishi wote wa Halmashauri hivyo inafanya kazi kwa kushirikiana kwa karibu sana na idara nyingine zote.
